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Dieser Abschnitt bietet einen Überblick über Druckverwaltungen sowie ihre Anwendungen und Funktionsweisen. Werfen Sie auch einen Blick auf die Liste der 0 Hersteller von Druckverwaltungen und deren Firmenranking.
Ein Druckmanagement ist die Verwaltung gedruckter Materialien innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation durch jede einzelne Person, einschließlich Sicherheitsverbesserungen, Berechtigungseinstellungen, Druckauftragsverwaltung und Druckereinstellungen.
Das Druckmanagement macht Informationen sichtbar und senkt die Kosten für Druckmaterialien. Die Hauptaufgabe des Druckmanagements besteht darin, die Druckkosten kollektiv zu verwalten, die Anzahl der Blätter zu begrenzen, um die Druckkosten zu senken oder eine Umstellung der Einstellungen auf Schwarz-Weiß zu erzwingen.
Außerdem schränkt es die unbefugte Nutzung der Druckmaschine ein, indem es das Einscannen von IC-Karten und anderen Geräten zur Aktivierung der Druckmaschine verlangt und Protokolle verwaltet.
Druckmanagementsysteme werden in Unternehmen mit mehreren Druckmaschinen auf einer Etage oder in Schulen mit Druckmaschinen installiert, die von jedermann auf dem Gelände benutzt werden können. Zu den Vorteilen der Installation eines Druckmanagementsystems gehört die Möglichkeit, Druckmaschinen an verschiedenen Standorten zentral zu verwalten und die Druckkostenverschwendung zu reduzieren.
Viele moderne Druckmaschinen können sowohl in Farbe als auch in Schwarzweiß drucken, lassen sich aber auch so steuern, dass sie beispielsweise nur in Schwarzweiß drucken.
Es gibt verschiedene Funktionsweisen des Druckmanagements, die hier am Beispiel der gemeinsam genutzten Druckmaschinen eines Unternehmens erläutert werden.
Das Rückgrat eines Druckmanagementsystems ist ein spezieller Verwaltungsserver. Dieser Management-Server verwaltet zentral die von den PCs der Mitarbeiter eingehenden Druckanweisungen und sendet Signale an die jeweiligen Druckmaschinen. Hier aktivieren die Mitarbeiter die Druckmaschine über ihre IC-Karte, um den Druckvorgang zu starten.
Alle diese Druckinformationen werden auf dem Server gespeichert, so dass im Falle eines Fehlers alle Informationen an den Management-PC fließen, der sie umgehend repariert, und nach der Reparatur kann der Druckvorgang unmittelbar nach dem Auftreten des Fehlers von neuem gestartet werden. Auf diese Weise besteht die Hauptfunktion des Druckmanagements darin, alle von mehreren Computern eingehenden Druckanweisungen zentral zu verwalten und die Druckanweisungen an die entsprechende Druckmaschine zu senden.
Darüber hinaus ist es auch möglich, ein Signal zu senden, um den Druck eines Dokuments, das in Schwarzweiß gedruckt werden soll, vom Farbdruck abzuhalten, was ein sehr kostspieliges Verfahren ist. Druckmanagements, die Makulatur beseitigen, können ebenfalls zu einer erheblichen Kostenreduzierung beitragen.
Bei der Auswahl eines Druckmanagementsystems sollten folgende Punkte beachtet werden. Außerdem ist es wichtig, das System vor der Einführung in der Praxis zu testen:
Die Funktionen des Druckmanagements lassen sich in Funktionen für druckende Benutzer und Funktionen für Administratoren unterteilen. Es ist zu prüfen, ob für jede Position die notwendigen Funktionen vorhanden sind.
Es ist zu prüfen, ob die Einführungs- und Betriebskosten mit dem Budget übereinstimmen. Es ist wichtig, im Voraus abzuschätzen, wie lange es dauern wird, bis sich die Druckkosten amortisiert haben, da vom Druckmanagement auch eine Reduzierung der Druckkosten erwartet werden kann.
Die Druckfunktionen können von jedem Mitarbeiter genutzt werden. Daher ist es wichtig, dass das System eine Bedienbarkeit aufweist, die es dem Benutzer ermöglicht, das Gewünschte intuitiv zu tun und nicht etwas, das nur nach vorherigem Lesen des Handbuchs bedient werden kann.
Gedruckte Materialien enthalten fast immer vertrauliche Informationen. Es ist daher sehr wichtig, dass die auf dem Server gespeicherten Daten nicht nach außen dringen und dass er auch gegen Angriffe von außen resistent ist.
Es ist zu prüfen, ob Support- und Back-up-Systeme für den Fall eines Problems vorhanden sind.
*einschließlich Lieferanten etc.
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